Do zakresu działania Wydziału Organizacyjnego należy realizacja zadań:

 

w zakresie spraw obywatelskich i organizacyjnych:

Stanowisko Pracy do Spraw Obywatelskich i Organizacyjnych
tel.: (89) 521 05 11, (89) 521 05 10
e-mail: organizacyjny@powiat-olsztynski.pl

 

1. prowadzenie postępowania administracyjnego dotyczącego wydawania pozwoleń na sprowadzenie zwłok i szczątków ludzkich z zagranicy w celu ich pochowania na terenie Powiatu,
2. organizowanie przewozu osób zmarłych lub zabitych w miejscach publicznych na obszarze Powiatu do najbliższego szpitala mającego prosektorium,
3. prowadzenie postępowania administracyjnego dotyczącego przekazania zwłok do celów naukowych publicznej uczelni medycznej lub publicznej uczelni prowadzącej działalność dydaktyczną i badawczą w dziedzinie nauk medycznych,
4. sporządzanie w obecności Sekretarza Powiatu lub Starosty tzw. testamentu allograficznego,
5. prowadzenie „Rejestru Skarg i Wniosków” w Starostwie,
6. koordynowanie i kontrola terminowości rozpatrywania skarg i wniosków przez komórki organizacyjne Starostwa oraz opracowywanie zbiorczych analiz w tym zakresie,
7. prowadzenie Biura Rzeczy Znalezionych,
8. prowadzenie dokumentacji dotyczącej kontroli zewnętrznych w Starostwie,
9. prowadzenie dokumentacji dotyczącej kontroli wewnętrznych w Starostwie i w powiatowych jednostkach organizacyjnych,
10. prowadzenie dokumentacji dotyczącej kontroli zewnętrznych prowadzonych przez pracowników Starostwa w jednostkach podległych na mocy przepisów szczególnych,
11. sporządzanie zbiorczego rocznego planu kontroli wewnętrznych i zewnętrznych prowadzonych przez pracowników Starostwa,
12. opracowywanie rocznego sprawozdania z działalności kontrolnej i jej wyników,
13. nadzór nad prowadzeniem książki kontroli zewnętrznych,
14. zamieszczanie informacji o kontrolach zewnętrznych w Biuletynie Informacji Publicznej,
15. koordynowanie zadań dotyczących udzielania informacji wynikających z ustawy o dostępie do informacji publicznej w Starostwie oraz prowadzenie ewidencji udzielonych informacji publicznych w Starostwie,
16. prowadzenie ewidencji upoważnień i pełnomocnictw wydawanych przez Starostę,
17. prowadzenie ewidencji umów Starostwa Powiatowego w Olsztynie w zakresie realizacji zadań Powiatu,
18. prowadzenie ewidencji porozumień zawieranych przez Powiat z organami administracji rządowej lub samorządowej,
19. zlecanie wykonania pieczęci lub pieczątek na wniosek dyrektorów wydziałów (jednostek organizacyjnych Powiatu), prowadzenie ewidencji pieczęci i pieczątek używanych w Starostwie oraz prowadzenie corocznej inwentaryzacji i likwidacji pieczęci i pieczątek wycofanych z użytkowania w Starostwie,
20. wnioskowanie o usprawnienie organizacji Starostwa oraz wdrażanie nowoczesnych metod zarządzania,
21. wykonywanie czynności organizacyjnych związanych z przygotowaniem sesji Rady i posiedzeń jej Komisji oraz Zarządu Powiatu,
22. zapewnienie właściwego utrzymania i funkcjonowania administrowanych lokali i pomieszczeń Starostwa oraz Zamiejscowych Stanowisk Pracy: czystość i estetyka, ogrzewanie lokali i pomieszczeń, oświetlenie, woda, kanalizacja, ścieki, ochrona przeciwpożarowa w nieruchomości własnej, dekorowanie i flagowanie,
23. zapewnienie ochrony obiektu i mienia Starostwa,
24. zabezpieczenie łączności internetowej, telefonicznej, faksowej, radiowej i alarmowej oraz zapewnienie sprawnego funkcjonowania urządzeń do łączności,
25. zabezpieczenie transportu na potrzeby Starostwa oraz nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem samochodów służbowych,
26. koordynowanie spraw z zakresu konserwacji i napraw urządzeń oraz sprzętu biurowego w celu utrzymania urządzeń w należytym stanie technicznym oraz współpraca ze świadczącymi usługi w zakresie konserwacji urządzeń i sprzętu oraz z dostawcami usług,
27. zabezpieczenie informacji wizualnej dla interesantów oraz jej aktualizacja,
28. prenumerata dzienników i czasopism oraz zakup literatury fachowej,
29. organizowanie prac w zakresie robót konserwacyjnych na potrzeby Starostwa,
30. prowadzenie zakupów towarów i usług w celu zaspokojenia potrzeb Starostwa,
31. przygotowywanie projektów umów związanych z udostępnianiem i oddawaniem w najem lub w dzierżawę własnych obiektów i lokali innym jednostkom i osobom,
32. przygotowywanie projektów umów związanych z najmowaniem lokali od innych na potrzeby Starostwa,
33. prowadzenie ilościowo – wartościowej ewidencji pozostałych środków trwałych (wyposażenia) oraz pozaksięgowej ewidencji ilościowej drobnych przedmiotów spisanych w koszty w momencie wydania do użytku,
34. prowadzenie spraw związanych z eksploatacją i likwidacją pozostałych środków trwałych (wyposażenia),
35. współdziałanie ze stanowiskiem pracy do spraw bhp w zakresie przestrzegania przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przeciwpożarowych w Starostwie,
36. prowadzenie spraw socjalno – bytowych pracowników Starostwa załatwianych w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
37. zaopatrzenie rzeczowe osób zatrudnionych w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (zapomogi, pomoc świąteczna, dofinansowanie żłobków i przedszkoli),
38. opieka nad emerytami i rencistami w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
39. wspieranie osób zatrudnionych w zakresie zaspokajania potrzeb mieszkaniowych w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
40. kontrola merytoryczna dowodów księgowych z zakresu prowadzonych spraw,
41. współdziałanie z wydziałami (komórkami organizacyjnymi) Starostwa w zakresie prawidłowego wykonywania instrukcji kancelaryjnej i stosowania jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz przekazywania akt do Archiwum Zakładowego,
42. prowadzenie Archiwum Zakładowego,
43. realizacja zadań wynikających z ustawy o nieodpłatnej pomocy prawnej oraz edukacji prawnej w zakresie spraw o charakterze administracyjnym, w tym między innymi:
    • przygotowanie informacji na stronę BIP,
    • przekazywanie niezbędnych informacji wojewodzie i Ministrowi Sprawiedliwości,
    • przechowywanie oświadczeń, co do treści których Starosta jest administratorem danych osobowych w warunkach uniemożliwiających dostęp do nich osób trzecich, których jest administratorem.

 

 

w zakresie obsługi interesantów:

Stanowisko Pracy do Spraw Obsługi Intaresantów
tel.: (89) 521 05 19, (89) 527 21 30
fax: (89) 527 24 14
e-mail: starostwo@powiat-olsztynski.pl

 

1. zapewnienie właściwej organizacji przyjęć interesantów w Starostwie Powiatowym w Olsztynie, w tym udzielanie informacji o jego funkcjonowaniu oraz zadaniach danej jednostki organizacyjnej, a w razie potrzeby kierowanie do właściwych wydziałów i stanowisk pracy w Starostwie Powiatowym w Olsztynie oraz jednostek organizacyjnych Powiatu Olsztyńskiego mających siedzibę w budynku przy Pl. Bema 5 w Olsztynie, ze szczególnym uwzględnieniem udzielania pomocy osobom niepełnosprawnym przy załatwianiu spraw,
2. prowadzenie obsługi kancelaryjnej Starostwa,
3. odbieranie, wykonywanie oraz przekazywanie połączeń telefonicznych, nadawanie i odbieranie faksów oraz ich ewidencjonowanie,
4. wydawanie wzorów druków i formularzy związanych z załatwianiem spraw w Starostwie, oraz pomoc w ich wypełnianiu,
5. obsługa organizacyjno – techniczna spotkań, narad i konferencji organizowanych przez Starostę, Wicestarostę, Sekretarza i członka Zarządu oraz Sesji Rady Powiatu Olsztyńskiego,
6. prowadzenie zbiorczej ewidencji ogłoszeń i obwieszczeń własnych Starostwa,
7. dokonywanie okresowych badań satysfakcji z obsługi interesanta w Starostwie i sporządzanie analiz w tym zakresie,
8. udostępnianie interesantom do powszechnego wglądu zbiorów – Dzienników Ustaw, Monitorów Polskich – do pobrania w formie dokumentu elektronicznego,
9. wykonywanie czynności kancelaryjnych przewidzianych dla Sekretariatu Starostwa oraz obsługa sekretariatów Starosty i Wicestarosty.

 

 

w zakresie obsługi informatycznej Starostwa Powiatowego:

Stanowisko Pracy do Spraw Obsługi Informatycznej
tel. (89) 521 05 46, (89) 523 28 96
e-mail:
informatyk@powiat-olsztynski.pl

 

1. zabezpieczenie sprawnego funkcjonowania infrastruktury informatycznej Starostwa Powiatowego w Olsztynie, opracowywanie planów rozwoju i modernizacji systemów, administrowanie serwerami, sieciami i oprogramowaniem, ochroną systemów, sieci i baz danych,
2. prowadzenie ewidencji i inwentaryzacji sprzętu komputerowego i oprogramowania zainstalowanego w wydziałach (komórkach równorzędnych), określenie potrzeb w tym zakresie, opisywanie zużytego sprzętu, przygotowanie do kasowania,
3. prowadzenie ewidencji własnej materiałów eksploatacyjnej do sprzętu elektronicznego,
4. nadzorowanie legalności oprogramowania stosowanego przez pracowników Starostwa Powiatowego (monitoring, kontrole doraźne),
5. zabezpieczenie komputerów przed ściąganiem z internetu niepożądanego oprogramowania,
6. opracowywanie projektów i realizacja planów finansowych Starostwa w części dotyczącej informatyzacji,
7. przygotowywanie projektów umów i weryfikacja umów związanych z informatyzacją, nadzór nad ich realizacją,
8. współdziałanie z wieloosobowym stanowiskiem pracy ds. zamówień publicznych w zakresie realizacji zamówień, w tym sporządzanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami,
9. bieżące naprawy i konserwacja sprzętu elektronicznego oraz instalacja oprogramowania, prowadzenie rejestru napraw dokonanych we własnym zakresie oraz przez firmy zewnętrzne, nadzór nad naprawami sprzętu komputerowego w serwisach gwarancyjnych i pogwarancyjnych,
10. opieka, nadzór i wdrażanie programów antywirusowych, dbanie o ich aktualizację, przeciwdziałanie i zapobieganie włamaniom do systemów sieci informatycznej,
11. sporządzanie oraz nadzór nad wykonywaniem kopii bezpieczeństwa w wydziałach (komórkach równorzędnych), odzyskiwanie utraconych danych,
12. prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej i jego aktualizacja,
13. wdrażanie podpisu elektronicznego w Starostwie,
14. nadzór nad modyfikacjami systemów aplikacyjnych realizowanych przez firmy zewnętrzne oraz nadzór nad aktualizacjami funkcjonujących systemów informatycznych,
15. lokalne administrowanie oraz koordynowanie prac dotyczących funkcjonowania Systemu Centralnej Ewidencji Pojazdów i Kierowców (CEPiK), bieżąca obsługa Państwowego Zasobu Geodezyjno-Kartograficznego w zakresie informatyzacji,
16. opieka, nadzór i wdrażanie oprogramowania specjalistycznego typu „kadry”, „płace” oraz programów wspomagających zarządzanie Starostwem (system finansowo księgowy, system EZD – Elektronicznego Zarządzania Dokumentami),
17. uczestnictwo w projektach realizowanych z udziałem środków Unii Europejskiej,
18. tworzenie oprogramowania wspomagającego pracę wydziałów (komórek równorzędnych),
19. organizowanie wewnętrznych szkoleń z zakresu użytkowania sprzętu informatycznego i oprogramowania oraz ochrony danych osobowych przetwarzanych w systemach teleinformatycznych,
20. zapewnienie możliwości przekazywania danych w postaci elektronicznej poprzez wymianę dokumentów elektronicznych związanych z załatwianiem spraw należących do kompetencji organów powiatu i Starosty z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, w tym:
    • udostępnianie elektronicznej skrzynki podawczej spełniającej standardy określone przez ministra właściwego ds. informatyzacji i jej obsługa,
    • zapewnienie wymiany informacji w postaci elektronicznej,
    • udostępnianie formularzy elektronicznych umożliwiających wygenerowanie dokumentu elektronicznego celem złożenia go za pomocą środków komunikacji elektronicznej – na wniosek dyrektorów wydziałów,
    • udostępnianie e-usług na portalu e-usług elektronicznych,
21. zapewnienie ochrony, poufności bezpieczeństwa przechowywania oraz teletransmisji danych gromadzonych w informatycznych bazach danych,
22. opracowanie i aktualizacja „Polityki Ochrony Danych Osobowych Starostwa Powiatowego w Olsztynie”, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
23. obsługa informatyczna wyborów,
24. współpraca z Wydziałem Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego w zakresie wykonywania zadań związanych z pełnieniem funkcji Inspektora Bezpieczeństwa Teleinformatycznego i Administratora Systemu Teleinformatycznego oraz w zakresie realizacji zadań związanych z wystąpieniem zagrożeń terrorystycznych dla systemów teleinformatycznych.